ارسال گروهی صورتحساب الکترونیکی با فایل اکسل

روش «فایل اکسل» چیست و برای چه کسی مناسب است؟

صورتحساب در این روش چه مسیری را طی می‌کند؟

مراحل راه‌اندازی و استفاده

1. ۱

   انتخاب نوع و الگو و دانلود الگو

   از «صورتحساب جدید» گزینه «ورود گروهی با Excel» را بزنید، نوع و الگوی صورتحساب را انتخاب کنید و آخرین نسخه الگو را با «دانلود الگوی اکسل» بگیرید.

2. ۲

   تکمیل فایل

   اطلاعات صورتحساب‌ها را مطابق راهنمای سرستون‌ها وارد کنید. ساختار و ترتیب ستون‌های الگو را تغییر ندهید.

3. ۳

   تنظیمات بارگذاری

   قالب چاپ، «ارسال مستقیم صورتحساب‌ها به سامانه مؤدیان»، شیوه تطبیق نرخ مالیات بر ارزش افزوده و رفتار هنگام خطا را انتخاب کنید.

4. ۴

   بارگذاری فایل

   فایل xlsx را بارگذاری کنید. فایل در صف پردازش قرار می‌گیرد و می‌توانید به کار خود در پنل ادامه دهید.

5. ۵

   بررسی نتیجه در «لاگ‌ها»

   تعداد ردیف‌های موفق و ناموفق و خطای دقیق هر ردیف را ببینید. خروجی خطاها را دانلود کنید یا «تلاش مجدد ردیف‌های ناموفق» را بزنید.

6. ۶

   ارسال و پیگیری

   اگر ارسال مستقیم را انتخاب نکرده‌اید، صورتحساب‌های ثبت‌شده را از فهرست «صورتحساب‌های فروش» با «عملیات گروهی» ارسال و نتیجه را پیگیری کنید.

مزایا و معایب روش «فایل اکسل»

امنیت روش «فایل اکسل»

• بارگذاری روی ارتباط رمزنگاری‌شده

  فایل از طریق پنل و روی HTTPS بارگذاری می‌شود.

• کنترل پیش از ثبت

  همه ردیف‌ها پیش از ثبت اعتبارسنجی می‌شوند و ردیف خطادار به صورتحساب تبدیل نمی‌شود.

• جلوگیری از ثبت تکراری

  بارگذاری دوباره همان فایل پذیرفته نمی‌شود تا صورتحساب تکراری ساخته نشود.

• گزارش کامل هر بارگذاری

  فایل ورودی، نتیجه هر ردیف و خطاها در صفحه «لاگ‌ها» می‌ماند و قابل پیگیری است.

• فقط کاربران مجاز

  بارگذاری فایل فقط برای کاربرانی ممکن است که به صورتحساب‌های همان کسب‌وکار دسترسی دارند.

• ارسال فقط با اجازه شما

  تعیین می‌کنید صورتحساب‌های فایل بلافاصله ارسال شوند یا منتظر بازبینی شما بمانند.

آسا شرکت معتمد مالیاتی نوع اول با مجوز سازمان امور مالیاتی است و با داده‌های شما طبق ضوابط محرمانگی و حریم خصوصی رفتار می‌کند.

پیش‌نیازها

• Microsoft Excel یا نرم‌افزاری که فایل xlsx ذخیره کند
• آخرین نسخه الگوی اکسل همان نوع و الگوی صورتحساب (از پنل)
• شناسه ۱۳ رقمی کالا/خدمت و اطلاعات خریدار برای هر ردیف
• حساب کاربری در پنل آسا و کسب‌وکار تعریف‌شده

پیش‌نیاز مشترک همه روش‌ها، ثبت‌نام در پنل آسا و دریافت شناسه یکتای حافظه مالیاتی با کلید معتمد آسا است. راهنمای ثبت‌نام و دریافت شناسه یکتا را ببینید.

مستندات و لینک‌های این روش

• دانلود الگوی اکسل از پنل آساالگوها در پنل، مسیر «صورتحساب‌های فروش ← صورتحساب جدید ← ورود گروهی با Excel» قرار دارند؛ راهنمای هر ستون روی سرستون‌های فایل نوشته شده است.
• راهنمای ثبت‌نام و دریافت شناسه یکتاآموزش تصویری انتخاب معتمد آسا در کارپوشه، دریافت شناسه یکتای حافظه مالیاتی و تعریف کسب‌وکار در پنل.

الگوهای اکسل موجود

تنظیمات بارگذاری فایل

• ارسال مستقیم: صورتحساب‌های فایل پس از ثبت بلافاصله به سامانه مؤدیان ارسال شوند یا فقط ذخیره بمانند. مقدار اولیه از تنظیم «ارسال خودکار» کسب‌وکار برای روش «فایل اکسل» خوانده می‌شود.
• نرخ مالیات بر ارزش افزوده: تطبیق خودکار با جدول شناسه کالا/خدمت و نمایش خطا در صورت مغایرت، یا استفاده از نرخ واردشده در فایل.
• رفتار هنگام خطا: «توقف کل عملیات» (پیش‌فرض؛ با یک ردیف خطادار هیچ صورتحسابی وارد نمی‌شود) یا «ورود ردیف‌های سالم» (ردیف‌های خطادار رد و بقیه پردازش می‌شوند).
• قالب چاپ: قالبی که نسخه چاپی صورتحساب‌های این فایل با آن ساخته می‌شود.

برای جلوگیری از ثبت تکراری، بارگذاری دوباره همان فایل تا مدتی پذیرفته نمی‌شود. اگر فایل را اصلاح کرده‌اید، نسخه اصلاح‌شده را بارگذاری کنید.

پرسش‌های متداول درباره روش «فایل اکسل»

روش‌های دیگر اتصال به آسا

• پنل تحت وبساده‌ترین راه شروع؛ بدون نصب و بدون دانش فنی
• وب‌سرویس (API)یکپارچه‌سازی کامل برای تیم‌های فنی و سامانه‌های فروش
• اتصال نرم‌افزار حسابداریصورتحساب‌های سپیدار، هلو، تدبیر و سیبا، مستقیم در پنل آسا
• پایگاه داده اختصاصیبا هر پایگاه داده‌ای؛ بدون تغییر در نرم‌افزار شما
• کارت‌خوانتراکنش‌های پوز را به صورتحساب تبدیل کنید